Website yang Tidak Bisa Diubah Pemiliknya
Ada situasi yang cukup sering dialami pemilik bisnis setelah website selesai dibuat. Harga layanan berubah, nomor telepon diganti, atau ada promo yang perlu dipasang minggu ini. Lalu ternyata satu-satunya cara mengubahnya adalah mengirim pesan ke vendor dan menunggu giliran.
Kalau vendornya responsif, masalah ini hanya menyita waktu. Kalau vendornya lambat, sibuk, atau sudah tidak bisa dihubungi, website Anda berhenti mengikuti perkembangan bisnis. Informasi yang salah tetap tayang berminggu-minggu, dan calon pelanggan datang dengan harapan yang keliru.
Akses admin mengubah situasi itu. Umumnya akses ini berupa akun di CMS, sistem pengelola konten yang memungkinkan isi website diubah tanpa menyentuh kode. Cara kerjanya dijelaskan di apa itu CMS. Yang lebih penting dibahas di sini adalah apa yang Anda dapatkan ketika akses itu benar-benar ada di tangan Anda.
Memperbarui Isi Tanpa Menunggu
Perubahan kecil seharusnya bisa diselesaikan dalam hitungan menit. Mengganti teks di halaman layanan, menambahkan foto proyek terbaru, memperbarui harga, atau menerbitkan artikel baru adalah pekerjaan rutin yang tidak memerlukan developer.
Kecepatan ini punya nilai bisnis yang nyata. Bisnis yang bisa menambahkan portofolio terbaru di hari proyek selesai akan terlihat lebih aktif daripada pesaing yang portofolionya berhenti dua tahun lalu. Bisnis yang bisa menurunkan promo tepat waktu tidak perlu menjelaskan kepada pelanggan kenapa harga di website berbeda.
Meski begitu, tidak semua perubahan sebaiknya dilakukan sendiri. Mengubah struktur halaman, memasang plugin baru, atau mengganti tema tetap lebih aman dikerjakan orang yang memahami dampaknya. Akses admin idealnya membuat pekerjaan rutin mandiri, bukan membuat Anda menanggung pekerjaan teknis.
Kendali Penuh Saat Kerja Sama Selesai
Hubungan dengan vendor tidak selamanya berjalan. Vendor bisa menutup usaha, berganti fokus, atau Anda memutuskan pindah ke penyedia lain. Di titik inilah terlihat siapa sebenarnya pemilik website.
Kalau hanya vendor yang memegang akses, Anda berada di posisi lemah. Anda tidak bisa memindahkan website, tidak bisa mengambil backup, dan kadang bahkan tidak bisa mengambil isi yang sudah Anda bayar untuk dibuatkan. Beberapa pemilik bisnis akhirnya terpaksa membuat website dari nol hanya karena akses lamanya tidak pernah diserahkan.
Karena itu, pastikan akses yang Anda terima adalah akun administrator dengan hak penuh, bukan akun editor yang hanya bisa mengubah tulisan. Akses ke hosting dan domain juga sebaiknya ikut diserahkan, atau setidaknya tercatat atas nama bisnis Anda. Kalau Anda sedang memilih platform, pertimbangan jangka panjang tiap pilihan dibahas di platform CMS terbaik.
Panduan Pengelolaan untuk Tim Internal
Akses tanpa panduan sering berakhir pada satu orang yang paham, dan orang itu menjadi titik lemah baru. Ketika staf tersebut cuti atau keluar, tidak ada yang tahu cara mengubah halaman, dan bisnis kembali bergantung, kali ini pada mantan karyawan.
Panduan pengelolaan membantu pengetahuan itu menetap di perusahaan. Isinya tidak perlu rumit: cara menambah dan mengubah halaman, cara mengunggah gambar dengan ukuran yang tepat, cara menerbitkan artikel, dan hal apa saja yang sebaiknya tidak disentuh. Panduan tertulis atau video singkat sudah cukup, asalkan disimpan di tempat yang bisa diakses tim.
Satu kebiasaan yang layak diterapkan sejak awal: buat akun terpisah untuk setiap orang yang mengelola website, jangan berbagi satu akun bersama. Saat seseorang berhenti bekerja, cukup nonaktifkan akunnya tanpa perlu mengganti kata sandi semua orang. Riwayat perubahan juga lebih mudah ditelusuri kalau terjadi kesalahan.
Tanyakan Sebelum Sepakat
Sebelum proyek dimulai, tanyakan kepada vendor tiga hal: akses apa saja yang akan diserahkan, dalam bentuk akun apa, dan apakah ada panduan pengelolaannya. Jawaban yang jelas di awal jauh lebih mudah daripada negosiasi setelah hubungan kerja berakhir.
Di Roofel, akses admin dan panduan pengelolaan diserahkan bersama website, karena tujuannya memang website yang bisa dikelola sendiri oleh tim Anda.